Автоматизированные системы документоборота

ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время появилось большое количество публикаций на тему автоматизации документооборота. Как правило, их авторы рассматривают данную проблему сквозь призму конкретных реализаций в тех или иных программных продуктах. В результате у читателя не складывается целостной картины проблемы автоматизации работы с документами, так как автоматизация отдельных деловых процедур не затрагивает большой аспект организационных вопросов. А ведь именно эти вопросы выходят на первый план при анализе “что и как автоматизировать”. Среди них можно выделить четыре основных блока:
• вопросы построения структуры организации и распределения служебных полномочий;
• организация взаимодействия структурных подразделений и должностных лиц;
• организация порядка доступа и работы с документами;
• регламентация деловых процедур.
Перечисленные аспекты приводят к тому, что систему автоматизации работы с документами нельзя рассматривать оторвано от структуры предприятия. Иначе при внедрении это повлечет серьезные проблемы, вплоть до остановки деятельности предприятия.
Вышеперечисленное показывает актуальность темы автоматизации систем документооборота организаций, и, в частности, автоматизации регистрации документов.
1. Цели автоматизации процессов документооборота
Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:
• получение информации, ее обработка;
• анализ, подготовка, принятие решений;
• выполнение решений;
• учет и контроль принятых решений.
Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как “документальное обеспечение управления” (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.
Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:
• документирование и регистрация документов (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур) [Методические материалы, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.// Под ред. Пестецова А.А. М., 2004 . С. 10.].
Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:
• организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия;
• организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
• организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
• обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
• создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;
• использование унифицированных форм представления и обработки документов;
• регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;
• регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
• регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование);
• списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;
• обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
• проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;
• проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
• получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.
Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.
Движение документов осуществляется в виде потоков, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат движение документов и их обработка в пунктах обработки, на всех стадиях жизненного цикла документов.
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
1) в области обработки документов:
• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
3) в области организации доступа к информации:
• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:
• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
• объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) и регистрации документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
Исторически делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. В зависимости от менталитета и культуры того или иного народа, создавалась с годами и соответствующая система документоведения.
На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном две технологии, которые в дальнейшем будем условно называть “отечественная” и “западная”. Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:
• четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;
• отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.
• современная отечественная технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.
Основная проблема традиционной технологии – централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Еще одна особенность – относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.
Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем – обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными “мостиками” для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.
К системам автоматизации данной технологии относятся: “ДЕЛО” (компания “Электронные офисные системы”) и система “Золушка-WIN”.
Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от отечественных и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников.
К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:
• характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
• отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
• регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством.
Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.
Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.
Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика “коробочного” продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.
К системам данного направления относятся следующие.
Русифицированные версии популярных западных систем:
• DocsOpen (PC DOCS);
• LinkWorks (DEC);
• Staffware (Staffware PLS);
• Lotus Notes (Lotus-IBM).
Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:
• система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);
• система “Ирида” компании IBS, Москва (Lotus Notes);
• комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);
• система “Золушка-Кабинет” НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
• решения компании АО “Весть”, Москва (DocsOpen);
• решения компании “Метатехнология”, Москва (Staffware и Excalibur);
• система Optima-WorkFlow компании АОЗТ “Оптима” (MS Exchange, MS SQL).
Разработки российских компаний:
• система LanDocs компании “Ланит”;
• система Effect Office компании “Гарант International”;
• система “Документ2000” компании Telcom Service;
• система “Крон” компании “Анкей”;
• система “Евфрат” компании Cognitive Technologies.
В следующем разделе будут подробно рассмотрены различные автоматизированные системы документооборота, которые, в частности, автоматизируют регистрацию документов.

Продолжение работы в архиве