Обзор внедрения электронных архивов в структуры государственной службы России и мира

Введение
Актуальность исследования. Глобальный процесс, получивший название "информатизация общества", оказывает влияние на все стороны жизни общества. Главное, что отличает этот процесс, заключается в приобретении информацией статуса фундаментального фактора существования человечества. Если ранее жизнь и прогресс человечества зависели в основном от материального производства, то теперь они невозможны без максимального использования информации во всех ее видах. Информационный фактор быстро приобретает почти такую же значимость, как и материальный.
Выросшая в "технотронном" обществе индустрия информации и информационного обслуживания приобрела настолько большой удельный вес в жизни государства и отдельного человека, что по числу занятых в ней людей приближается к сфере материального производства. Само материальное производство попадает во все большую зависимость от индустрии информации.
Изменились и общественные потребности в информации, одним из следствий чего стала коренная трансформация делопроизводства в государственных учреждениях. Оно все более превращается в одну из мощных и важнейших отраслей индустрии информации, оснащаемую новейшей компьютерной техникой, нетрадиционными носителями информации, высокоэффективными автоматизированными технологиями ее обработки и использования.
Кардинальные социально-экономические и политические преобразования в России и в мире, ориентация на использование новых информационных технологий меняют положение структур государственной службы в обществе, расширяют и усложняют ее функции и задачи. Учреждения государственной службы в настоящее время являются основой для создания в России новой информационной инфраструктуры.
Современное государственное учреждение является сложной информационной системой, состоящей как из традиционных, так и новых, нетрадиционных информационных подсистем. Важную роль среди новых информационных подсистем государственного учреждения играет электронный архив (ЭА), и его создание является приоритетной целью автоматизации библиотек. Именно ЭА открывает быстрый и качественный доступ к информационным ресурсам государственного учреждения. Качество и эффективность ЭА определяются комплексом методов и средств, составляющих технологию его создания и использования.
Таким образом, актуальна научная проблема, решению которой посвящено данное исследование: выработка концепции ЭА и разработка методов и средств, составляющих технологию внедрения ЭА, соответствующих тенденциям развития информационных технологий и ориентированных на реальную практику их использования.
Разработанность проблемы. Начало процесса создания ЭА относится к 1960–1962 гг., когда ряд средних и малых библиотек США, преимущественно в учебных заведениях, независимо друг от друга приступили к разработке систем машиночитаемых архивов и средств доступа к ним. В 1963 г. с принятием программы MARC (MAchine-Readable Cataloguing – машиночитаемая архивизация) в Библиотеке Конгресса США этот процесс приобретает упорядоченный и направленный характер.
В России первые попытки создания ЭА относится к началу 1970-х годов, они связаны с исследованиями в области форматов по обмену библиографическими записями в ГПНТБ.
Теоретические и практические проблемы создания ЭА в течение длительного времени разрабатывают такие видные зарубежные ученые, как Henriette D. Avram, Hugh С. Atkinson, Cyril Cleverdon, Donald S. Culbertson, Richard de Gennaro, Franc W. Lancaster, Gerard Salton, L. Syre и другие. Крупномасштабные проекты по созданию ЭА реализованы и реализуются в Библиотеке Конгресса США, Британской библиотеке, региональных и вузовских библиотеках США и стран Западной Европы. Особо следует отметить достижения в этой области библиотеки университета штата Огайо, ставшей ядром крупнейшей библиотечной сети OCLC (Online Computer Library Center) и центром масштабного распределенного ЭА.
В нашей стране основы решения проблемы создания ЭА заложены в трудах Р. С. Гиляревского, Д. Г. Лахути, В. П. Леонова, А. В. Соколова, А. И. Черного, Ю. И. Шемакина. Теоретические и практические вопросы создания ЭА рассматриваются в работах А. Б. Антопольского, Ф. С. Воройского, Б. С. Елепова, Н. Е. Каленова, О. А. Лавреневой, Я. Л. Шрайберга и др., постоянно обсуждаются на международных конференциях и семинарах, среди которых следует отметить ежегодную Крымскую конференцию и конференции, проводимые в РГБ и РНБ. Масштабные проекты по созданию ЭА реализуют аппарат президента РФ, Счетная палата РФ, многие подразделения различных министерств РФ и другие крупнейшие государственного учреждения страны. Координация проектов осуществляется в рамках федеральной программы "Либнет" и федеральной программы "Культура России (2001–2005)".
В настоящее время в России разработано много автоматизированных управленческих систем (АУС) различного уровня сложности и масштаба. Среди таких систем можно выделить ИРБИС, "Библиотека", МАРК, решающие задачу комплексной автоматизации государственного учреждения и содержащие стандартные средства создания и ведения ЭА, принятые для архивных баз данных. Среди зарубежных массовых систем наиболее известны: ALEPH, DYMX (HORIZON), GEAC, INNOPAC, Liber, TinLib, VTLS. Анализ описаний большинства из перечисленных АУС показал, что в них, как правило, отсутствуют эффективные средства поиска и исправления ошибок и автоматизированного индексирования. [Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документы в административных структурах. – М., Постскриптум, 2002, стр. 45.]
Целью исследования является теоретический анализ методов и практическая разработка средств внедрения ЭА, позволяющих ускорить и упростить его создание, повысить качество и облегчить использование. Для ее достижения следует решить следующие задачи:
1. Проанализировать современное состояние проблемы внедрения ЭА в государственных учреждениях.
2. Рассмотреть существующие методы и средства создания ЭА, определить возникающие при этом проблемы и наметить пути их решения.
3. Дать анализ проблемы создания ЭА как сложной комплексной задачи, направленной на обеспечение эффективного доступа к информационным ресурсам.
4. Разработать методы и средства внедрения ЭА в структурах государственной службы и организации эффективного доступа к нему.
Объектом исследования является электронный архив как сложная метаинформационная система.
Предметом исследования являются особенности технологии внедрения электронного архива, методов и средств, используемых при его создании.
Методы исследования, используемые в работе, базируются на основных положениях системного анализа, теории информации и информационных процессов.
Научная ценность курсовой работы заключается в том, что электронный архив рассматривается как сложная самообучающаяся метаинформационная система в совокупности с методами и средствами его создания, поддержания и развития. Предложен единый подход к технологии создания электронного архива, основанный на систематическом применении методов автоматизации всех этапов делопроизводства в государственном учреждении. [Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документы в административных структурах. – М., Постскриптум, 2002, стр. 87.]
В курсовой работе выделены следующие положения:
1. Концепция ЭА как метаинформационной системы.
2. Технология создания ЭА, включающая:
– метод контроля и корректировки вводимых библиографических записей;
– метод индексирования библиографических данных с созданием нечетких поисковых образов документов;
– метод идентификации и сравнения библиографических записей на основе создания многоуровневого нечеткого образа записи;
– метод повышения уровня распознаваемости и автоматизированной коррекции данных при ретроконверсии карточных архивов;
– методику конверсии внешних баз данных для создания ЭА.
Практическая значимость работы и реализация результатов. Полученные в работе теоретические и практические результаты являются основой разработанных методик. Практическая ценность полученных результатов состоит в том, что они обеспечивают архиватора, систематизатора, библиографа и рядового пользователя средствами, позволяющими:
– ускорить процесс создания электронного архива за счет сокращения клавиатурного ввода;
– снизить количество недоступных библиографических записей в ЭА на основе применения метода нечеткого сравнения строк и записей;
– обеспечить эффективный поиск в ЭА с применением нового пользовательского интерфейса.
1. Общая концепция построения и внедрения электронного архива в учреждениях государственной службы
Создание электронных архивов является в каждом случае уникальной задачей для каждого государственного учреждения, с одной стороны, но имеет общие закономерности – с другой, позволяющие производить их поблочную реализацию и поэтапно получить законченное программно-аппаратное решение. При этом важно, что результатом каждого этапа также является законченное решение, готовое к использованию до проведения работ по следующим этапам. Структура любого электронного архива изображена на рисунке 1 и состоит из следующих подсистем:
• Подсистемы ввода – комплекса программно-аппаратных средств, для преобразования бумажной документации в электронный вид. Поскольку, часть документов в любом государственном учреждении или организации может находиться в электронном виде (разрабатываются в архивных, офисных и других приложениях, т. е. сразу создаются в электронном виде), подсистема ввода должна обеспечивать ввод и регистрацию документов, разрабатываемых в любых приложениях, используемых в государственном учреждении. Не будем строить иллюзий, говоря о том, что "можно быстро решить проблемы с бумажными документами, качественно отсканировав их, тем самым отказаться от бумажной технологии". Действительно, современное сканирующее оборудование позволяет достигать высоких объемов сканирования, с одной стороны, а оборудование тиражирования позволяет – с другой стороны – тиражировать бумажные документы со скоростью 10–15 м/минуту (инженерные комплексы Оce). Поэтому говорить о резком снижении объемов документов на бумаге, на наш взгляд, было бы ошибочно. Исходя из этого, подсистема ввода должна учитывать и "бумажные" документы;
• Подсистемы оперативного электронного архива – для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью её на долговременное хранение;
• Подсистемы долгосрочного хранения – для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер;
• Подсистемы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД. Эффективным инструментом на этом уровне являются специализированные программные пакеты системы электронного архива, управления потоками данных разработки Consistent Software – OutdoCS, Search и т. д., которые будут описаны ниже;
• Подсистемы тиражирования;
• Подсистемы технологических решений по созданию архива.

Рис 1. Схема электронного архива государственного учреждения
Проблема создания электронных архивов органов государственной службы в настоящее время очень актуальна. Основная причина необходимости её решения состоит в наличии большого количества бумажной документации, постепенно приходящей в негодность, низкой эффективности ручной работы с документацией, с одной стороны, и наличием уже внедренных в государственных учреждениях САПР, существовании необходимых программно-аппаратных средств для создания электронного архива – с другой. Создание законченной системы документооборота управленческой документации ведет прежде всего к повышению эффективности работы государственного учреждения и, как следствие, к росту эффективности управления. Рассмотрим создание каждой из вышеперечисленных подсистем электронного архива.
2. Обзор подсистем электронного архива, применяемых в практике структур государственной службы России и мира
Создание подсистемы сканирования.
Создание подсистемы следует начать прежде всего с изучения "бумажного" архива государственного учреждения. Как правило, архив любого государственного учреждения состоит из десятков, тысяч и даже миллионов документов. Все документы имеют различные форматы, состояние, плотность и толщину бумаги. Частью документов могут быть "синьки", кальки. Часто встречаются документы на цветных и серых бумагах. Документы могут быть в виде отдельных листов и сброшюрованные в книги и альбомы. В любом государственном учреждении обязательно найдется часть документации, сохранность и состояние которой оставляют желать лучшего – ветхие и выцветшие документы. Поэтому правильно было бы начать процесс создания электронного архива с определения объемов документации, которые необходимо "поместить" в электронный архив. При этом для правильного подбора оборудования необходимо произвести тщательное изучение документов по следующим параметрам:
• количество документов по каждому из форматов;
• наличие и количество сшитых документов по каждому из форматов;
• наличие и количество ветхих документов по каждому из форматов;
• наличие и количество документов на бумаге низкой плотности по каждому из форматов;
• наличие и количество документов на цветной и серой бумаге по каждому из форматов;
• наличие двусторонних документов по каждому из форматов.
Конечно, невозможно произвести абсолютно точный подсчет, но следует помнить, что чем точнее будет проведено обследование архива, тем точнее будет подобрано оборудование и эффективнее будет создаваться электронный архив.
Далее необходимо определить сроки создания архива и интенсивность его пополнения новыми документами. Очень важно определить, какие форматы файлов должны иметь электронные документы. [Богатеев Р. Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате. – М., Факт-М, 2001, стр. 123.]
Наличие формализованной определенным образом информации позволяет определить наиболее подходящее оборудование. Так, для сканирования больших объемов узкоформатной (до формата А3) не сшитой документации применяются поточные сканеры Fujitsu, Inotex Scamax, позволяющие сканировать со скоростью до 90 листов/минуту или до 180 страниц/минуту. Поточные сканеры имеют также режим ручной подачи. Так, например, при наличии в пачках сканируемой документации некоторого количества документов на бумаге низкой плотности, ветхих, которые сканер не может протягивать с указанными скоростями, оператору сканирования предоставляется возможность на время переключиться в режим ручной подачи для сканирования таких документов и обратно в режим автоматической подачи, не прерывая процесса сканирования пачки. [Степанов Е. А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документы в административных структурах. – М., Постскриптум, 2002, стр. 65.]
Получаемые форматы файлов: tif – монохромный, Gray Scale, одностраничный, двухстраничный, pdf. Особенностью данных сканеров и управляющего программного обеспечения является наличие множества дополнительных функций, например: двустороннее сканирование; аппаратные модули динамического контраста, позволяющие получить высококачественные изображения с неконтрастных, серых и цветных оригиналов, работа с бар-кодами, надпечатка на документах, получение изображений Gray Scale и другие. Для органов государственной службы, планирующих менее интенсивные темпы создания архивов и меньшие объемы не сшитой узкоформатной документации форматов до А3, использование дорогостоящих сканеров Scamax не всегда целесообразно и экономически не оправдывается. В этом случае возможно использование поточных сканеров компании Fujitsu, имеющих в зависимости от модели производительность 15–90 листов/минуту. Получаемый формат файлов tif монохром, Gray Scale, цветной. Отличительной особенностью этих сканеров Fujitsu является одновременная возможность поточного и планшетного сканирования. При наличии небольшого процента документации, которая не может быть протянута механизмом поточного сканирования, отдельные ветхие листы и листы на бумаге низкой плотности можно отсканировать на планшете сканера. Сканеры Fujitsu содержит дополнительные программные и аппаратные модули, ориентированные на выполнение различных операций. Особенно можно отметить модуль обработки изображений ICP, позволяющий резко поднять качество изображений, полученных при сканировании неконтрастных, некачественных документов.
Для сканирования сшитой узкоформатной (до формата А3) документации могут применяться бесконтактные книжные сканеры Bookeye, Minolta и Zeutschel. Особенностями данных сканеров является отсутствие механического контакта со сканируемыми материалами. Сканирующая камера расположена над столом, на котором располагаются сшитые документы. Время сканирования разворота 3–5 секунд. Получаемый формат файла – tif монохромный и Gray Scale. Сканер и программное обеспечение управления имеют опции, необходимые для работы со сшитыми документами, – корректировку изгиба страниц и ряд дополнительных функций, позволяющих наиболее удобно поставить технологию сканирования, например работа с бар-кодами. При наличии толстых книг и пачек сшитой документации целесообразно применять специальные дополнительные подставки. Оператор перелистывает страницы вручную. Запуск процесса сканирования может осуществляться при помощи педали, пульта управления сканером или прямо из ПО. Данные сканеры могут успешно применяться и для сканирования отдельных узкоформатных листов, имеющих ветхое состояние. Если в государственном учреждении отсутствует необходимость сканирования узкоформатной сброшюрованной документации, но имеются небольшие объемы ветхих узкоформатных документов, то использование бесконтактных сканеров в этом случае нецелесообразно. Для этих целей вполне подходит простой планшетный сканер или планшет поточного сканера Fujitsu. [Дорбуш А. В. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. – М., 2002, стр. 39.]
Для сканирования широкоформатной документации могут применяться широкоформатные сканеры компаний Contex Scanning Technologies и Vidar Systems Corporation. Эти сканеры предназначены для перевода в электронный вид документации широких форматов (свыше А3 до А0) без ограничения по длине сканируемого листа. В сканерах аппаратно реализованы алгоритмы цифровой обработки изображений. Например, на сканерах Contex оператор управляет лишь выбором алгоритмов или их параметрами, но сам процесс обработки результата сканирования "зашит" в устройство и происходит в режиме реального времени. Среди основных алгоритмов, используемых для получения наилучших результатов, – механизм независимого улучшения деталей переднего плана и фона (Dual 2D-Adaptive Enhancement), выделение полутонов для качественного копирования (ADL + Error Diffusion Halftoning), динамическое выставление порога сканирования (2D-Adaptive Thresholding), фильтры повышения резкости (2D-Sharpening), сглаживания (2D-Softening) и размытия (2D-Blur) полутонового и цветного изображений, выделение деталей изображения по цветовым признакам (Color Feature Extraction), приведение цветовой палитры к заданным цветам (8 бит). Для разных типов оригинальных изображений используются различные наборы алгоритмов. Таким образом, оператор получает в руки мощный механизм обработки, и зачастую качество отсканированного изображения превосходит качество оригинала – например, при сканировании "синек" или выцветших оригиналов. Сканеры модельного ряда Vidar и Contex имеют прямой тракт протяжки с равномерно расположенными роликами, что позволяет успешно сканировать ветхую документацию и кальки. Оба модельных ряда имеют возможность монохромного, Gray Scale и цветного сканирования. Конкретные модели отличаются также и по производительности.

Продолжение работы в архиве