Организация бэк-офиса в брокерско-дилерской компании

Введение
Система клиринга и расчетов по ценным бумагам является важной составляющей в инфраструктуре рынка капитала. Эффективная система расчетов позволяет участникам рынка четко определить и затем выполнить взаимные обязательства, затратив при этом минимум средств и максимально снизив риски. Уверенность в надежном расчетном механизме является основополагающим условием эффективного функционирования рынка капитала.
Основным низовым звеном системы клиринга и расчетов является бэк-офис брокерско-дилерской компании, и именно он будет объектом исследования в моей дипломной работе. Ведь эффективность организации и учета сделок с ценными бумагами – ключевой момент в деятельности участников фондового рынка, который показывает уровень профессионализма.
Эта тема актуальна еще и потому, что вопросы организации бэк-офиса на сегодняшний день до конца не проработаны и остаются открытыми.
О функциях бэк-офиса в брокерско-дилерской компании и задачах, стоящих перед ним должны знать не только работники самого учетного подразделения, но и специалисты из смежных областей. От этого будет зависеть исполнение обязательств по сделкам и эффективность работы всей компании в целом, которая приобретает ключевое значение на фоне сокращающегося числа брокерских компаний [Миркин Я. Финансовая площадка "Россия" // Эксперт. – 2001г., № 13.]. Ведь четкое и своевременное исполнение принятых на себя обязательств – залог стабильности и выживания на рынке.
В последнее время в литературе чаще рассматриваются вопросы автоматизации работы бэк-офиса, даже не во всех словарях по инвестиционной и банковской деятельности дано определение бэк-офиса, хотя данное подразделение является неотъемлемой частью любой инвестиционной компании.
В своей работе я введу несколько ограничений на рассматриваемый мною объект исследования. Во-первых, в дипломе не будут рассматриваться банки и кредитные организации в качестве профессиональных участников рынка ценных бумаг, осуществляющих брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по доверительному управлению ценными бумагами. Кредитные организации имеют свои особенности организации бэк-офиса, которые не являются принципиальными и поэтому останутся за рамками моей работы. Под профессиональным участником будет пониматься абстрактная инвестиционная компания, не банк.
Во-вторых, особое внимание будет уделено организации внутреннего учета, поскольку, неэффективная и непродуманная организация внутреннего учета в брокерско-дилерской компании остается и по сей день "камнем преткновения" всей деятельности участников фондового рынка.
Целью данной работы является определение основных функций бэк-офиса и разработка направлений совершенствования главной из них: учетной. Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:
1. определение понятия бэк-офис и его функций;
2. определение целей, задач и приоритетов, возникающих в процессе деятельности бэк-офиса;
3. анализ основных этапов проведения сделок с ценными бумагами и видов документов их сопровождающих;
4. анализ системы организации внутреннего учета и отчетности, рекомендуемой российскими регулятивными органами фондового рынка;
5. определение основных направлений совершенствования системы внутреннего учета профессионального участника рынка ценных бумаг.
Глава 1. Функции бэк-офиса
1.1. Понятие бэк-офиса
Несмотря на то, что термин бэк-офис находится в постоянном письменном и устном обращении в среде практиков биржевого и банковского дела, экономистов, юристов, определение этого понятия можно встретить значительно реже. На основе анализа экономической литературы я пришла к выводу, что, в основном, используются два подхода к определению понятия бэк-офис: организационный и функциональный.
Примером первого может служить трактовка, которую предлагает “Международный словарь менеджмента”: “бэк-офис – деятельность в сфере финансовых услуг и операций, предоставляемых, в частности, банками, которая не влечет за собой прямых контактов с потребителем этих услуг и может быть удалена от него территориально” [“International Dictionary of Managment”, H.Johansen, G.Terry Page. East Brunswick. 1990, p.25.]. Здесь делается акцент на том, какое место занимает бэк-офис в структуре брокерско-дилерской компании, как осуществляется взаимодействие между данным подразделением и клиентурой.
Функциональный подход был использован, например, в "Стандартах внутреннего учета операций с ценными бумагами для брокеров и дилеров – членов НАУФОР" [Далее – Стандарты внутреннего учета НАУФОР.]: "бэк-офис – подразделение, ответственное лицо или группа лиц, на которых возложена функция ведения внутреннего учета операций с ценными бумагами брокера или дилера". А также в "Универсальном бизнес – словаре", где бэк-офис определяется как "подразделение брокерской компании, выполняющее документарные операции, расчеты для обслуживания сделок" [Лозовский Л.Ш., Райзберг Б.А., Ратновский А.А. Универсальный бизнес-словарь. – М., 1999г.].
Остановимся более подробно на каждом из них. Итак, организационный подход. В процессе своей работы бэк-офис взаимодействует с множеством других отделов и подразделений компании по ценным бумагам, как то: торговый отдел (front office), бухгалтерия, депозитарий (если компания имеет лицензию на осуществление депозитарной деятельности), отдел контроля и внутреннего аудита. Внешние контакты осуществляются по следующим направлениям: контрагенты по сделкам, финансовые институты, осуществляющие деятельность на рынке ценных бумаг (фондовые биржи, депозитарии, расчетно-клиринговые учреждения, регистраторы), внебиржевой рынок, государственные регулятивные органы. Также одним из важнейших направлений являются взаимоотношения с клиентурой по вопросам проведения операций с ценными бумагами и их документального сопровождения, осуществляемого бэк-офисом. Рассмотрение места бэк-офиса в структуре брокерско-дилерской компании весьма полезно, поскольку подводит нас к определению цели работы бэк-офиса, которая заключается, в первую очередь, в оказании документальной и информационной поддержки торговому отделу, в эффективном и квалифицированном обслуживании процесса исполнения сделок. На это также указывает и сам термин бэк-офис (back-office). Ведь "back" в переводе с английского может трактоваться не только как "отдаленный", но и, что более точно отражает его суть, как "оказывающий поддержку". Теперь вернемся к функциональному подходу. Сущность любой экономической категории находит свое отражение в ее функциях, и хотя в данном случае мы имеем дело с термином, анализ функций бэк-офиса позволит более полно раскрыть содержание приведенных определений, тем более что и место бэк-офиса в компании по ценным бумагам определяется его функциональным назначением, которое включает в себя:
1. расчетно-клиринговую функцию: оформление договоров и исполнение обязательство по сделке;
2. учетную функцию: внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежных средств, как собственных, так и клиентских;
3. информационно-аналитическую функцию: а) формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфеля и денежных средств, выделенных на его формирование, а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е. формирование отчетности, необходимой для принятия правильного управленческого решения; б) предоставление клиентам периодической отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клиенту денежных средств и ценных бумаг.
4. контрольную функцию: осуществление строгого временного контроля над каждым этапом прохождения сделки с целью избежания ошибок, которые увеличивают себестоимость операций инвестиционной компании за счет наложенных штрафов;
5. функцию финансового планирования: а) планирование накладных расходов, осуществляемых при исполнении сделок; б) установление лимитов денежных средств и ценных бумаг, которыми может оперировать торговый отдел (front office) в тот или иной момент времени; в) планирование финансовых потоков -оптимизация графиков движения ценных бумаг и денежных средств.
Это основные направления деятельности бэк-офиса, т.е. то, чем он должен заниматься. На практике, в каждой отдельно взятой инвестиционной компании перечень функций этого подразделения может отличаться от приведенного выше.
Развитие организационной структуры бэк-офиса по мере роста компаний идет разными путями. Ориентируясь на западные стандарты в рамках российских инвестиционных компаний организуются такие отделы бэк-офиса, как:
. операционный отдел (operations): введение данных в основные регистры внутреннего учета, подготовка документов для других отделов, т.е. скорее технические функции;
. группа ведения позиции (custody): ведение своего и клиентских портфелей с учетом сплитов, доразмещений, дивидендов, фьючерсов и т.д.;
. группа подписания договоров (contract group): оформление подтверждения по сделке, договоры, их подписание;
. депозитарная группа (depositary): все операции, связанные с перерегистрацией ценных бумаг;
. группа платежей (cash flow): все операции, связанные с платежами по сделке;
. группа контроля (control group): проверка своевременности прохождения этапов сделки, начисление штрафов, подготовка контрольных отчетов.
Как видно из выше перечисленного бэк-офис – это не "второстепенный отдел" [Jerry MRosenberg “Dictionary of Investing”, М., 1997г.], а подразделение, осуществляющее основную деятельность компании. Поэтому можно оспаривать положение о том, что бэк-офис является только затратным центром и не приносит прибыли, поскольку он помогает сохранить то, что приносят фирме брокеры, трейдеры и другие "добытчики", – прибыль и хорошую репутацию.
Главными задачами, решаемыми бэк-офисом в процессе его деятельности, являются формирование полной и достоверной информации о результатах операций с ценными бумагами, необходимой для оперативного руководства и управления компанией, для составления точной и своевременной отчетности перед клиентами, своевременного предупреждения негативных явлений в деятельности компании на рынке ценных бумаг.
1.2. Основные этапы проведения сделок с ценными бумагами
Для того, чтобы четко представлять работу бэк-офиса, необходимо проанализировать жизненный цикл сделки с ценными бумагами, т.е. основные этапы ее проведения. Ведь от маршрута прохождения сделки зависят все функции бэк-офиса (документооборот инвестиционной компании, внутренний учет и т.д.).
Итак, основной процесс сделки с ценными бумагами включает в себя следующие этапы:
. заключение сделки (составление договора);
. сверка параметров заключенной сделки;
. клиринг;
. исполнение сделки.
Иногда второй этап не выделяют, т.е. "утвержденная" сделка не требует дополнительного согласования условий. Очень часто в литературе сделки, которые как бы "проскакивают" этап сверки, называют "зафиксированными" (locked-in).
1.2.1. Заключение сделки
Первым этапом является заключение сделки (составление договора). Договор может составляться непосредственно между инвесторами либо опосредоваться профессиональными участниками рынка ценных бумаг (брокерами, дилерами). В сделках купли-продажи брокеры могут выступать либо в качестве комиссионеров на основании договора комиссии, либо в качестве поверенных на основании договора поручения. Эти две разновидности брокерских операций имеют ряд существенных различий:
1) комиссионер совершает сделку от собственного имени, поверенный от имени клиента;
2) ценные бумаги, являющиеся предметом комиссии, находятся в залоге у брокера, как обеспечение причитающихся ему платежей. При договоре поручения, если иное не предусмотрено последним, залоговых отношений не возникает.
Как правило, в профессиональной среде участников фондового рынка, которая заинтересована в унификации и стандартизации процедур совершения сделок с ценными бумагами, заключение сделок опосредуется рыночным механизмом, в качестве которого могут выступать биржи, как самые известные организационные формы, способствующие установлению постоянных и единообразных правил заключения сделок, прибиржевые и внебиржевые системы. Техника заключение договоров на биржевом и внебиржевом рынке, как и дальнейшее прохождение этапов сделки, отличны друг от друга.
Итогом первого этапа сделки является составление каждым из ее участников своих внутренних учетных документов, отражающих факт заключения сделки и ее основные параметры.
Все остальные этапы сделки происходят позднее. День их совершения принято соотносить с днем первого этапа – днем “Т”.
Следует также отметить, что право собственности на продаваемые ценные бумаги переходит к новому владельцу не в момент заключения сделки, а только в момент ее исполнения. До этого срока на протяжении всех этапов сделки владельцем продаваемых ценных бумаг является продавец. Это правило становится актуальным, когда на период между заключением сделки с ценной бумагой и ее исполнением приходится какое-либо важное событие, например, выплата дивидендов. В этом случае права, вытекающие из владения ценной бумагой, все еще имеет продавец.
1.2.2. Сверка параметров заключенной сделки.
Второй этап сделки именуется “сверкой” (trade matching). Задача этого этапа заключается в предоставлении сторонам возможности урегулировать все случайные расхождения в понимании сути и предмета заключенной сделки. Это особенно актуально на тех рынках, где сделки заключаются устно.
После того, как сделка заключена, стороны должны обменяться дополнительными письменными сверочными документами, в которых дублируются все существенные параметры сделка. К таким параметрам обычно относят:
. идентификационный номер покупателя и продавца;
. идентификационный номер клиента;
. идентификационный номер ценной бумаги, присвоенный согласно Международной системе идентификации и нумерации ценных бумаг ISIN, количество ценных бумаг;
. цена и валюта расчета;
. общая сумма сделки;
. дата заключения сделки и дата расчета;
. начисленные проценты;
. условия перерегистрации.
В соответствии с международными стандартами и нормами работа фондовых рынков должна быть построена так, чтобы сверка завершалась не позднее “Т+1” дня. Отведенное для сверки время дается для того, чтобы стороны согласовали возможные расхождения и приняли решение о продолжении, отмене сделки или об ее переносе на более поздний срок. Пренебрегать этапом сверки не рекомендуется, так как неурегулированные расхождения в понимании сделки контрагентами на дальнейших стадиях приведут к ее срыву, последствиями которого может стать не только упущенное время, но и материальные потери.
Сверка параметров сделки может быть односторонней или двусторонней.
Централизованные системы сверки параметров сделок являются более эффективными за счет внедрения стандартных протоколов, обеспечивающих автоматизацию этого процесса. Обычно такие системы применяются на рынках с высокими оборотами торговли и большим числом сделок, имеющих незначительный объем. Односторонние системы сверки используются обычно непрофессиональными участниками рынка, в частности институциональными инвесторами, которые не имеют доступа к централизованным системам.
1.2.3. Клиринг.
Этап клиринга включает в себя несколько процедур:
1) анализ итоговых сверочных документов на их подлинность и правильность оформления;
2) вычисление денежных сумм, которые подлежат переводу, и количества ценных бумаг, которые должны быть поставлены по итогам сделки. Здесь производится четкое определение и вычисление взаимных требований и обязательства продавца и покупателя. Процедура вычислений – самая важная во всем этапе клиринга. На большинстве современных рынках применяется взаимозачет встречных требований, основная цель которого снизить количество платежей и поставок ценных бумаг по сделкам, что способствует уменьшению требований ликвидности, издержек и риска, при условии осуществления должного контроля. Взаимозачет может быть двусторонним и многосторонним.
Двусторонний взаимозачет применяется достаточно редко, в основном на внебиржевом рынке в отношениях между доверяющими друг другу деловыми партнерами, а также на небольших фондовых биржах с малым количеством участников и небольшим оборотом. При данном методе взаимозачета производится попарное вычитание требований одного контрагента из требований другого до тех пор, пока после включения в расчет всех сделок за установленный период не определится чистое сальдо задолженности одного контрагент другому.
Многосторонний взаимозачет может быть двух типов: без участия клиринговой организации в качестве стороны в расчетах и с таким участием. Два типа многостороннего взаимозачета отличаются друг от друга тем, каким образом предполагается урегулировать рассчитанную на этапе клиринга позицию. В первом случае после вычисления позиций всех участников клиринга производится определение пар участников "кредитор – должник" таким образом, чтобы свести к минимуму число платежей (число поставок) от должников к кредиторам. Сторонами в окончательных расчетах по урегулированию позиций являются те же лица, которые были участниками сделок. Этот метод применим в тех биржевых и внебиржевых системах, где круг участников достаточно узок.
При другом методе в качестве стороны в урегулировании позиций участников торговли выступает клиринговая организация. Основанием для проведения многостороннего взаимозачета по гражданскому законодательству могут служить нормы о перемене лиц в обязательствах – уступке требования и переводе долга. При этом возможны два варианта появления клиринговой организации в качестве "центрального звена" по сделке:
1)продавец уступает клиринговому центру права на денежные средства по каждой из заключенных сделок; покупатель же – права на ценные бумаги;
2)участник переводит долг на клиринговую организацию по передаче ценных бумаг по каждой сделке (продавец) или передает долг по денежным средствам по каждой из сделок (покупатель).

Продолжение работы в архиве